Menu

Hyland OnBase ECM - System Zarządzania Treścią Korporacyjną

Hyland OnBase ECM System

     


  

 

    

Tysiące przedsiębiorstw na całym świecie korzysta z programu OnBase do zarządzania treścią korporacyjną. Tutaj dowiesz się jak OnBase może pozytywnie wpłynąć na organizację pracy w firmie i jakie korzyści można dzięki niemu osiągnąć. 

     
System Hyland OnBase ECM - scentralizowane oraz bezpieczne repozytorium danych i dokumentów biznesowych. Gwarantuje efektywne zarządzanie dokumentami, automatyzację pracy biurowej i realizację procesów biznesowych. Integruje się z innymi aplikacjami wdrożonymi w firmie i tym samym zapewnia dostęp do ważnych informacji zarówno w siedzibie organizacji jak i poza nią. OnBase pozwala na kontrolę wszelkich dokumentów poprzez automatycznie wdrożone wymogi prawne dotyczące przechowywania danych. Daje jednocześnie całkowitą widoczność statusu procesów, dokumentów i informacji.       

System Zarządzania Treścią Korporacyjną

   

System OnBase - System Zarządzania Treścią Korporacyjną to ogromne możliwości dla Twojej firmy. Główne funkcje systemu to:

  1. Pozyskiwanie dokumentów
  2. Zarządzanie dokumentami
  3. Dostęp
  4. Integracja 
  5. Analiza
  6. Gromadzenie

     

OnBase to jeden system, który odpowiada na potrzeby różnych obszarów firmy. Może funkcjonować jako centralne repozytorium treści, dzięki czemu wszelkie firmowe dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a dostęp do nich jest szybki i łatwy. 

     

Pozyskiwanie Dokumentów - Biznesowych, Papierowych, Elektronicznych

     

OnBase umożliwia pozyskanie każdego typu dokumentu, z dowolnej lokalizacji. Pobrane dokumenty umieszczane są w centralnym repozytorium treści. OnBase pozwala gromadzić:

  • dokumenty papierowe – OnBase ułatwia importowanie zeskanowanych dokumentów papierowych, gdyż może integrować się z dowolnym urządzeniem skanującym. Dzięki temu jest w stanie pozyskać ogromne ilości dokumentów w krótkim czasie.
  • dokumenty elektroniczne – OnBase świetnie sobie radzi nie tylko z papierem, ale także z dokumentami elektronicznymi, które również mogą ulec zagubieniu, np. w folderach, na skrzynce poczty e-mail, w systemie workflow, w faksie czy w innych wdrożonych w firmie systemach biznesowych. Efektywne zarządzanie e-dokumentami jest możliwe dzięki ich importowi do OnBase. System oferuje bezpieczny dostęp do wszelkich informacji, usprawnia proces podejmowania decyzji oraz inne procesy biznesowe. 
  • dane biznesowe – ten proces, wykonywany przez OnBase AnyDoc to automatyczna klasyfikacja ważnych dokumentów biznesowych oraz walidacja kluczowych danych.
     

Zarządzanie Dokumentami i Procesami Biznesowymi

     

OnBase zapewniając odpowiednie narzędzia do wyszukiwania dokumentów oraz pracy na nich, pozwala na skuteczne zarządzanie procesami realizowanymi przez pracowników.  Poprzez elektroniczny workflow dokumentów OnBase oszczędza czas oraz poprawia jakość obsługi klienta. 

     
OnBase pozwala na:

  • Usprawnienie procesów biznesowych – narzędzia zawarte w OnBase posiadają wiele modułów funkcjonalnych, pozwalających na realizowanie konkretnych zadań. Przyspiesza to wdrażanie projektów i optymalizację procesów biznesowych. Te narzędzia to:
    • dane i informacje – OnBase pozwala na porządkowanie nieustrukturyzowanych informacji oraz danych, a także zarządzanie nimi podczas procesów biznesowych. 
    • formularze elektroniczne – dzięki nim można wyeliminować problemy związane z dokumentami papierowymi. Stanowią narzędzie komunikacji między OnBase a jego użytkownikami.
    • zarządzanie procesami – OnBase posiada proste narzędzia do kreowania procesów biznesowych.
  • Pracę z dokumentami elektronicznymi – dzięki temu poprawia się efektywność i komfort pracy oraz skraca się czas realizacji procesów biznesowych. Poprzez OnBase można wyszukiwać dokumenty, edytować je, podpisywać czy rozsyłać w obrębie organizacji w formie zarządzeń, informacji o nowych procedurach itp.
  • Generowanie i dystrybucję dokumentów – OnBase generuje spersonalizowane listy czy rachunki na podstawie konkretnych danych, a także umożliwia ich przesłanie do odbiorcy. Zapewnia także dystrybucję e-dokumentów. Generowanie i dystrybucja są możliwe dzięki takim modułom jak: tworzenie dokumentu, tworzenie obrazu dokumentu, generowanie rachunków i wyciągów, zapisywanie dokumentów na CD, DVD czy Blu-ray.
     

Dostęp do Danych i Informacji

     
 

Dzięki OnBase możesz mieć dostęp do swoich dokumentów i kontrolować procesy biznesowe z biura, z domu czy innej, dowolnej lokalizacji oraz z prawie każdego typu urządzenia.
OnBase pozwala też na udostępnienie wyselekcjonowanych zasobów informacji oraz dokumentów użytkownikom zewnętrznym, np. podatnikom, klientom, studentom czy mieszkańcom danego regionu.
Wyróżnić można następujące rodzaje dostępu:

  • Interfejs klienta OnBase,
  • Dostęp do OnBase z innych aplikacji firmowych,
  • Klient poczty elektronicznej,
  • Dostęp dla użytkowników zewnętrznych,
  • Klient mobilny,
  • Dostęp w trybie offline bez dostępu do sieci.
     

Integracja Systemu z Innymi Aplikacjami

     

OnBase integruje się z każdą aplikacją biznesową czy systemem dostępnym w Twojej organizacji. Będzie dobrze współgrał z systemami:

  • ERP, 
  • finansowo-księgowymi, 
  • HR, 
  • RM, 
  • bankowymi czy ubezpieczeniowymi, 
  • systemami zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną, 
  • systemami informacji o studentach 
  • oraz wieloma innymi. 

W tych przypadkach OnBase pełni funkcję centralnego repozytorium dokumentów oraz informacji i tworzy odpowiednie powiązania między znajdującymi się w nim danymi a działaniami wykonywanymi w innych aplikacjach.

     

Analiza Wskaźników i Wydajności

     

OnBase daje szansę łatwego generowania raportów oraz usprawnia podejmowanie decyzji i przeprowadzanie analiz procesów. Możliwe jest, bez ingerencji pracowników IT, przygotowanie raportu opartego na danych biznesowych i wskaźnikach wydajności.
OnBase zapewnia dostęp do:

  • panelu wskaźników, poprzez indywidualny interfejs użytkownika,
  • pomiaru wydajności procesów.
     

Gromadzenie Danych i Dokumentów

     

Przechowywanie informacji oraz dokumentów w jednej, centralnej lokalizacji daje gwarancję pełnej kontroli nad nimi. W OnBase można gromadzić nieograniczoną liczbę aktywnych kopii online dla każdego z plików. Jeśli dojdzie do awarii sprzętu, bądź sieci, OnBase uruchomi dostęp do kopii zapasowych i nie dopuści do zatrzymania się systemu.

     
Jakie korzyści przynosi wdrożenie oprogramowania OnBase?      
  • redukcja ręcznego wprowadzania danych,
  • redukcja kosztów pracy i obsługi dokumentów,
  • automatyzacja procesów biznesowych,
  • lepsza obsługa klientów dzięki bezpośredniemu dostępowi do aktualnych i dokładnych informacji,
  • wzrost wyników finansowych,
  • wyeliminowanie konieczności przełączania między ekranami aplikacji,
  • łatwa adaptacja OnBase do nowego oprogramowania,
  • obniżenie kosztów operacyjnych,
  • usprawnienie działania firmy,
  • eliminacja ręcznych i podatnych na błędy audytów,
  • skrócenie czasu realizacji i zmniejszenie ilości błędów w procesach biznesowych.
     
       

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat oprogramowania OnBase Hyland, skontaktuj się z nami e-mail: kontakt.gds@rrd.com, tel. +48 22 820 93 00.
Sprawdź rozwiązania departamentowe i branżowe OnBase.

     
RR Donnelley
Realizacja: papcomputer.pl