e-Faktury

Elektroniczna archiwizacja faktur - Repozytoria

Elektroniczna archiwizacja faktur - Repozytoria faktur

Archiwizacja faktur

Chociaż papier zwolna odchodzi do lamusa, również w obszarze faktur, to większość z nich wciąż jeszcze dostarczana jest w formie wydruków. Z drugiej strony firmy stale szukają oszczędności operacyjnych i wyższej efektywności pracy. Rozwiązaniem spełniającym te oczekiwania są Elektroniczna Archiwa i Repozytoria Faktur, które są zarówno tańsze w eksploatacji - nawet kilkadziesiąt razy - jak i bez porównania bardziej efektywne w przeszukiwaniu.

Elektroniczna Archiwizacja Faktur zapewnia praktycznie natychmiastowy dostęp do faktury o znanym indeksie, np. unikalny numer faktury, w postaci obrazu graficznego, i służy do długotrwałego przechowywania dużych wolumenów faktur, do których sięga się raczej rzadko. Kryterium wyszukiwania może być np. znany użytkownikowi numer faktury. Aby faktura drukowana znalazła się w archiwum elektronicznym wystarczy ją zeskanować i zaindeksować numerem, a więc poddać częściowemu procesowi Digitalizacji Faktur

Elektroniczne Repozytoria Faktur z kolei pozwalają na przeszukiwanie według zestawu indeksów, którymi mogą być dowolne znaki zawarte w treści faktury elektronicznej, np. zakres dat wystawienia, kwoty, wystawca, etc. Elektroniczne Repozytorium Faktur jest więc nie tylko doskonałym miejscem przechowywania „świeżych” faktur do których pracownicy sięgają na co dzień, ale również – ze względu na zawartość informacyjną obejmującą pełen zestaw danych księgowych - jest bazą danych dla zarządzania fakturami oraz systemów klasy workflow wspierających proces obiegu i akceptacji faktur w organizacji. 


W repozytorium można przechowywać faktury w dowolnym formacie elektronicznym - PDF, TIFF, MS Office, etc. - i pochodzące z różnych źródeł.

Koszty przechowywania faktur papierowych

Przechowywanie papierowych faktur tak jak innych drukowanych dokumentów jest kosztowne i niewygodne. Ponadto trzeba poświęcić niejednokrotnie sporo czasu, aby dotrzeć do konkretnej faktury. Oblicza się, że pracownik księgowości poświęca na przeszukiwanie zasobów średnio kwadrans dziennie, co czyni prawie miesiąc czasu pracy w skali roku i to pod warunkiem, że faktury przechowywane są w biurze. 

Działając zgodnie z przepisami prawa przedsiębiorstwo musi przechowywać i udostępniać organom kontrolnym faktury za okres min. 5 lat wstecz. W przypadku dużych wolumenów firmy często korzystają z papierowych archiwów zewnętrznych jako tańszy i bezpieczniejszy sposób archiwizacji niż wewnątrz firmy. Korzystając z pierwszego rozwiązania każdorazowe sięganie do pojedynczego dokumentu to już kwestia godzin oczekiwania i niezwykle wysokich kosztów.
Konieczność zapewnienia dostępu do faktur występuje również podczas audytów, a obowiązek ten spada na działy księgowości, stanowiąc dla nich dodatkowe obciążenie tą pracochłonną czynnością.

Korzyści

  • Oszczędności operacyjne – nawet powyżej 90%
  • Lepsze wykorzystanie czasu pracy służb księgowych – o ok. 10-15%
  • Znaczne ułatwienie podczas kontroli skarbowej i audytu
  • Natychmiastowy dostęp do faktur przez przeglądarkę www oraz urządzenie mobilne
  • Pełna poufność i bezpieczeństwo - rozbudowany system logowania i haseł, podpis elektroniczny - oraz integralność i autentyczność danych dzięki zastosowaniu sprawdzonej technologii
  • Możliwość integracji z systemem ERP w celu przeglądania faktur z poziomu jego interfejsu
  • Pełne bezpieczeństwo danych – działamy w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-ISO/IEC 27001-2007
  • Szybkie wdrożenie rozwiązania
  • Możliwość skorzystania z utrzymywania pełnej infrastruktury technicznej dla Archiwum i Repozytorium w RR Donnelley - usługa hostingu. 


Wdrożenie systemów Archiwizacji faktur RR Donnelley może być uzupełnieniem naszej usługi Digitalizacji Faktur

 

 
RR Donnelley
Realizacja: papcomputer.pl