e-Dokumenty

Archiwizacja dokumentów - Archiwa elektroniczne

Archiwizacja dokumentów - Zarządzanie dokumentami

Mniej dokumentów w formie papierowej w archiwum, większa przejrzystość procesów biznesowych, bezpieczeństwo prawne, zgodność dokumentów
z oryginałami zawierającymi wszystkie informacje biznesowe, które przechowywane są na certyfikowanych systemach pamięci to tylko kilka korzyści elektronicznego archiwizowania oferowany przez RR Donnelley.

Mając na uwadze fakt, że wszystkie dokumenty są od razu dostępne w archiwum nawet
po kilku dziesięcioleciach daje to przedsiębiorstu ogromne poczucie bezpieczeństwa i spokoju.

 

 Archiwa elektroniczne - e-katalogi

 archiwizacja dokumentów

Aby w pełni czerpać korzyści z posługiwania się dokumentami elektronicznymi, powstałymi m.in. w procesie digitalizacji, krążącymi codziennie w organizacji lub otrzymywanymi od kontrahentów na bieżąco - niezbędne jest ich odpowiednie przechowywanie, organizowanie, udostępnianie użytkownikom i zarządzanie. Nowoczesnym rozwiązaniem spełniającym te wymogi jest archiwum elektroniczne dokumentów tworzone w oparciu o sprawdzoną platformę technologiczną.

Profesjonalny system archiwizowania dokumentów cyfrowych w niemodyfikowalnych formatach takich jak TIFF lub PDF/A jest podstawą każdego wydajnego systemu zarządzania dokumentami. Archiwum cyfrowe oferowane przez RR Donnelley jest idealnym rozwiązaniem do stworzenia scentralizowanego dostępu do wszystkich rodzajów danych, od dokumentów w formie papierowej jak np. faktur, teczek pracowniczych, umów, zamówień oraz wiadomości e-mail wraz z załącznikami.

Formaty zapewniające zgodność dokumentów z ich oryginałami gwarantują również ich zgodność z prawem. W wyniku czego można trwale zmniejszać wydatki na drukowanie, papier oraz magazynowanie. To wygodne narzędzie używane do wyszukiwania opiera się na sprawdzonych procesach i pozwoli Państwu zaoszczędzić cenny czas.

Archiwizacja dokumentów - korzyści

  • Oszczędności operacyjne
  • Szybkie i wygodne wyszukiwanie dowolnych dokumentów w jednym centralnym repozytorium, dostępne w każdej chwili dla wszystkich uprawnionych pracowników
  • Brak potrzeby drukowania i manualnego archiwizowania dokumentów papierowych
  • Niskie nakłady administracyjne i koszty utrzymania, możliwość rezygnacji z tradycyjnej archiwizacji dokumentów papierowych
  • „Wieczne” archiwum dla wszystkich kategorii dokumentów i plików
  • Automatyczne tworzenie akt przy archiwizacji nowych dokumentów
  • Intuicyjne, indywidualnie konfigurowane interfejsy użytkownika
  • Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych poprzez indywidualną koncepcję uprawnień dostępu do archiwum

Zgodność z przepisami

W zakresie archiwizacji dokumentów zapewniamy zgodność z regulacjami prawnymi,
w tym zabezpieczenie przed modyfikacją i zapewnienie autentyczności oryginału dokumentu cyfrowego i księgowego.

Archiwum może być instalowane i utrzymywane w ramach infrastruktury IT Państwa
firmy, a także dostarczane przez nas jako usługa w modelu outsourcingowym - SaaS,
z zapewnieniem pełnego bezpieczeństwa wynikającego ze stosowania przez nas normy
PN-ISO/IEC 27001-2007.

RR Donnelley
Realizacja: papcomputer.pl