e-Faktury

Digitalizacja faktur

Digitalizacja Faktur

W procesie digitalizacji faktur następuje odpowiednie przygotowanie, skanowanie dokumentów papierowych, pozyskiwanie danych za pomocą oprogramowania OCR oraz ich weryfikacja.

Po zautoryzowaniu danych są one dostępne w przeglądarkach dokumentów. Digitalizacja faktur pozwala znacząco ograniczyć powierzchnię biurową, zredukować czas procesowania dokumentów oraz obniżyć koszt ich procesowania średnio o 50%. 

Skanowanie faktur papierowych
Automatyczne pozyskiwanie danych 


Digitalizacja faktur RR Donnelley


Podczas przetwarzania faktury drukowanej na elektroniczną powstaje jej obraz cyfrowy – skan, oraz zestaw danych alfa-numerycznych, średnio kilkadziesiąt na dokument, które są niezbędne do jej zaksięgowania. Informacje pozyskane w procesie digitalizacji w określonym czasie, np. w danym dniu, mogą być jako „paczka” przekazane do systemu finansowo-księgowego w sposób automatyczny. Dzięki temu księgowy widzi w swoim systemie komplet danych i może rozpocząć proces księgowania.

Zamiast oglądać fakturę papierową księgowy widzi jej cyfrowy obraz, którą jako zdigitalizowaną można nazwać elektroniczną. Identycznie wygląda proces digitalizacji dla innej kategorii dokumentów zakupowych np. dokumentów dostawy. Nieco prostszy jest proces przetwarzania faktur dostarczanych przez dostawców w formacie PDF lub innym graficznym. Proces pozyskiwania danych może również dotyczyć przekazanych nam skanów faktur, skanowanie wykonuje wówczas klient.

Proponujemy proste odwrócenie kolejności czynności w procesie przetwarzania faktur. Zakładając, że zdecydowana większość faktur będzie zaksięgowana i zapłacona, czyli dane muszą być i tak wprowadzone, dlaczego nie zrobić tego natychmiast po otrzymaniu faktury, a przed jej akceptacją, natomiast ostatecznym księgowaniem zająć się w dalszej kolejności?  Co nam to daje? Przede wszystkim natychmiastową widoczność zobowiązania na długo przed zaakceptowaniem faktury do zapłacenia. 

Każdy dyrektor finansowy doceni taką możliwość, gdyż zarządzanie gotówką będzie optymalne. Ale czy dane muszą być wprowadzane wprost do systemu finansowo-księgowego i tylko przez wysoko kwalifikowanych pracowników? Nie. Okazuje się, że czynność ta wykonywana przez wyspecjalizowany zespół operatorów, wspierany przez systemy skanowania i rozpoznawania pisma OCR i ICR, jest wielokrotnie tańsza.

Digitalizacja faktur dla księgowości

W procesie księgowania faktur, które większość firm wciąż jeszcze otrzymuje od swoich dostawców w formie papierowej, bardzo pracochłonne jest ręczne wprowadzanie danych niezbędnych do zaksięgowania danej transakcji. Czynności te często obciążone są błędami. Szacuje się, że błędy dotykają nawet 10% wszystkich faktur. Poza tym proces trwa długo
i jest kosztowny.

Koszt procesowania jednej faktury przez pracowników merytorycznych pracujących
w dziale rozrachunków z dostawcami może wynosić od kilku do kilkunastu złotych za fakturę. Wady ręcznego wprowadzania danych uwidaczniają się zwłaszcza w okresach „szczytów”,
czyli w momencie zwiększonej liczby napływających faktur oraz podczas zamykania okresów rozliczeniowych, gdy brakuje czasu na wszystko, a na pewno na żmudne wprowadzanie danych.

Osobnym zagadnieniem jest czas w jakim faktura krąży po organizacji zanim dotrze do księgowości i zostanie zaksięgowania. Dopiero w tym momencie może ona być dostrzeżona przez służby finansowe jako zobowiązanie. Często  zbyt późno, by rozsądnie zarządzić przepływem gotówki, skorzystać z upustu za przyspieszoną płatność, etc. 

Korzyści digitalizacji faktur

Powierzając nam usługę digitalizacji faktur w modelu outsourcingowym zyskują Państwo:
  • bezkonkurencyjne ceny - dzięki skali naszych operacji (pół miliona faktur miesięcznie)
  • konkretne oszczędności operacyjne - co najmniej kilka złotych na jednej fakturze, opłata tylko transakcyjna za dokument przy zerowych kosztach stałych usługi
  • poprawę zarządzania gotówką
  • eliminację błędnych i spóźnionych księgowań
  • płynną pracę w okresach zamknięć
  • dostępność danych w swoim systemie nawet klika godzin po dostarczeniu faktur do nas
  • pełne bezpieczeństwo powierzonych danych - działamy w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-ISO/IEC 27001-2007
  • możliwość rozpoczęcia świadczenia usługi już w kilka dni

Rozpoczęcie usługi skanowania faktur z RR Donnelley może być wstępem do skorzystania
z bardziej zaawansowanych i przynoszących jeszcze więcej korzyści usług: Archiwizacja faktur, Smart Invoice.
 

RR Donnelley
Realizacja: papcomputer.pl